Notulen Algemene Ledenvergadering

#Notulen van de Buitengewone Algemene Ledenvergadering d.d. 26-02-2019

Aanwezig: Paul Schekkerman (voorzitter), Rien Elfring (vicevoorzitter), Rob Terstal (penningmeester), Hennie Lang (secretaris), Wim Woudt (wedstrijdcommissie), Erik van der Poel (voorzitter jeugdcommissie) en 17 leden.

# Deze notulen worden pas geaccordeerd in de Algemene Ledenvergadering van januari 2020.

  1.  Opening

Paul Schekkerman opent de vergadering en heet eenieder welkom. Omdat het vereiste quotum voor een ALV (10 %) aan aanwezigen niet gehaald is, wordt deze vergadering gesloten. Vervolgens wordt de bijeenkomst weer geopend met een Buitengewone Algemene Ledenvergadering. De agenda

wordt aangehouden.

 

02.      Ingekomen stukken en mededelingen

 

Ingekomen stukken

Er is afbericht ontvangen van: Marga Heusen, Anneke Jelsma, Daniëlle Veenman, Joke Zuur, Inge Rijken, Luc Cretier, Paul Toepoel, Fred Gruson, Stefan de Goede en Hannie Beentjes.
 

Mededelingen
Paul staat stil bij het overlijden van Jan Brakenhoff, hij was een zeer enthousiast en sportief lid van TVC. Wij zullen hem zeker missen. Op de Site van TVC is een prachtig in Memoriam geplaatst door Hans en Margret Balk. Paul vraagt een minuut stilte.

 

  • Ook dit jaar zal er een “Openingstoernooi” plaatsvinden samen met de Open Dag op zondag 31 maart a.s. 
  • De nieuwjaarsreceptie was dit jaar goed bezocht en erg gezellig.
  • Afgelopen seizoen is er een vrijwilligersdag georganiseerd. Deze is zeer goed ontvangen en   voor herhaling vatbaar.

 

03.      Notulen Buitengewone Algemene Ledenvergadering 07-02-2018

 

Een kleine opmerking van Fred van Balgooi, er waren in dat jaar 30 senioren competitieteams in plaats van 31!

Onder het punt: vernieuwen Statuten/Huishoudelijk Reglement. Ja, dat is zeker noodzakelijk. Paul gaat dat daarmee aan de slag.

Onder het punt: aanleg Padelbaan. Uit nader onderzoek is gebleken dat er op dit moment geen animo voor is. Het financieel niet haalbaar. De aanleg van de kidsbaan heeft prioriteit.
Verder geen op of aanmerkingen van de notulen. De notulen van 2018 worden vastgesteld. En Paul bedankt Hennie (de secretaris) voor het maken van de notulen.

 

04.    Jaarverslagen van de commissies

 

Iedereen heeft de verslagen van de verschillende commissies kunnen lezen.

Van de wedstrijdcommissie is er een goed compact verslag! Wim meldt dat er zich 31 teams hebben aangemeld voor de voorjaarscompetitie.

Verslag jeugdcommissie is enthousiast geschreven door Erik. Erik meldt tevens dat hij nog tot eind september aanblijft als voorzitter van de jeugdcommissie. Hij zal proberen ouders van de jeugd te motiveren om zich kandidaat te stellen als voorzitter- of als lid van de jeugdcommissie (daar is ook behoefte aan)!

Sponsorcommissie, Rien deelt mede, dat er nu tweehoofdsponsors zijn voor TVC:

Bossinade en NUWEA! Een aantal sponsors hebben opgezegd: o.a. Aad de Wit en Bergers eten en drinken. Voor de namen van de overige sponsors, zie de lijst in de Info of op de site van TVC.

Vragen en opmerkingen vanuit de vergadering betr. sponsoring of wel meer geld inbreng van acties?

André Dijkman Dulkes vraagt, is het een optie om een sponsorabonnement in te voeren voor leden die een eigen bedrijf hebben? Goede vraag. Dit zal nader worden bekeken.

Paul informeert of er leden zijn die zich willen aanmelden voor de Vriendenloterij, dat levert ook extra geld op voor de club? Echter geen animo.

De Grote Clubactie zal zeker weer doorgang vinden. Brengt ook een aanzienlijk bedrag op ieder jaar.

Dan is er ook nog de RABO Clubkas actie. Rien zal ook dit jaar weer de coördinatie op zich nemen.

Evenementencommissie. De evenementencommissie blijft instant. Helaas is er in de vacature van voorzitter nog niet voorzien. Tim en Mirjam zijn de enige twee commissieleden. De winteravondtoernooien zijn dit jaar enorm druk bezocht. TVC is dit jaar aan de beurt om het CALB toernooi te organiseren. Dat zal weer eind september a.s. plaatsvinden. Het Openingstoernooi zal dit jaar plaatsvinden op zondag 31 maart (zie de info en website van TVC).   

 
Verder geen vragen of opmerkingen meer uit de zaal.

 

05.    Financiën

 

Het Financieel Verslag was vanaf donderdag  21-02-2019 te lezen op de website; alle leden hebben hier een mail over ontvangen. Rob Terstal begint met het een en ander nog even duidelijk uit te leggen n.a.v. vragen uit de zaal.

 

O.a. van Wil Simons, waarom kosten trainers op een dergelijk bedrag uitkomt. Rob meldt, dat daar ook de baanhuur bij zit.

Martin Wilson vraagt of de ledenwerving nog iets heeft opgeleverd? Antwoord: Ja vooral meer jeugdleden erbij. Idee van Martin, meer senioren aan te sporen om lid te worden en vooral ook, leden te behouden. Het bestuur staat open voor goede ideeën!

Vraag uit de zaal: Waarom sponsorgelden bij schulden is opgenomen? Antwoord: omdat daarvan ook een gedeelte wordt afgedragen aan Blovo.


Resultaten boekjaar 2017/2018 en Begroting 2018/2019

 

De verklaring van de kascommissie is ondertekend door Ruud Simons, Luc Cretier en Daniëlle Veenman. De commissie geeft de complimenten aan Rob Terstal voor zijn zorgvuldig verslag

van het afgelopen boekjaar en de begroting voor het nieuwe boekjaar en adviseert de vergadering de penningmeester decharge te verlenen van het boekjaar 2017/2018. De aanwezigen gaan akkoord met het verlenen van decharge aan de penningmeester van het boekjaar 2017/2018.

Toelichting resultaten boekjaar 2017/2018 van T.V.Castricum

Rob Terstal geeft een toelichting op het Financieel Verslag van de Tennisvereniging Castricum. De vereniging heeft het boekjaar 2018 afgesloten met een negatief resultaat van € 1965. Voor dit boekjaar was een sluitende begroting opgesteld. Er zijn dit jaar meer banen gehuurd voor o.a. competitie, tombola en toernooien. Door de gestegen prijzen (prijsindex) zijn de kosten hoger dan begroot.
 

Toelichting op de balans van T.V.Castricum

Kapitaal: Het totale vermogen is afgenomen met het saldo verlies over 2018 van €1965,04 en uit de reservering lustrum/jubileum hebben wij €2.050,00 laten vrijvallen ten gunste van het eigen vermogen.

Reservering activiteiten Jeugd. Het bedrag ad. €539,70 bestaat uit de opbrengst van de Grote Clubactie 2018. Dit bedrag wordt in 2019 besteed aan activiteiten en materialen voor de jeugdleden.
 

Toelichting op de begroting 2018/2019

Baanhuur: Door verwachte prijsstijgingen is dit hoger begroot.

Contributie: de laatste twee jaar is de contributie niet verhoogd. Nu is verhoging noodzakelijk om de prijsstijgingen en indexatie te volgen.

Paul vraagt om goedkeuring van de vergadering voor de begroting 2019 met later de specificatie voor de kidsbaan. De aanwezigen gaan akkoord.

Ledenaantal: Aan het eind van het seizoen was het aantal spelende leden 461, nu is het aantal leden 432 en voor de begroting van 2019 wordt uitgegaan van een ledenaantal van 460.

 

Vaststellen contributie seizoen 2019

 

De bedragen zijn licht verhoogd mede vanwege het feit dat er 2 jaar geen verhoging heeft plaatsgevonden.

 

Senioren: was                                     € 174,00 en wordt € 179,00

Senioren: 18 t/m 21 jaar: was             € 140,00 en wordt € 144,00

Junioren: was € 178,00 en wordt       € 184,00 ( inclusief lesgeld, is ook verhoogd met 3%).


Het all-in-one-pakket wordt per 1 oktober verhoogd.

 

Zilver was €360,00 wordt €372,00

Goud was €552,00 wordt €570,00


De vergadering gaat hiermee akkoord.

 

06.    Evaluatie seizoen 2018

 

Uit de zaal kwamen nogal wat vragen over afgelopen jaar bij dit punt, dus ik plaats deze hierbij.

Jacqueline Elfring vraagt om duidelijke info over de prijs van de baanhuur voor leden van TVC. Antwoord bestuur: Wordt in behandeling genomen en z.s.m. worden geplaatst op de site.

Bas Gijzen vraagt of er iets aan de geluidshinder van de skatebaan aangrenzend aan baan 9 en 10 kan worden gedaan? Daar hangen nogal veel jongeren rond.

Antwoord bestuur: Er zal gezamenlijk naar een oplossing worden gezocht met Blovo en de Gemeente.
Jos Verkleij merkt op dat de kidsbaan nogal ver weg ligt, uit het oog van de ouders. Kunnen de banen 9 en 10 misschien omgeruild worden voor baan 1 en 2? Wat is wijsheid?

Antwoord bestuur: Dit zal besproken worden met Blovo.

Greta de Flart heeft nog een goede vraag: Hoe kunnen we de selectiespelers motiveren mee te doen aan de Clubkampioenschappen. Ze ontvangen wel subsidie voor de wintertrainingen.

Bas Gijzen stelt voor om ze dan op andere tijdstippen en of dagen te laten spelen wanneer ze wel beschikbaar. Er zijn 24 selectiespelers.

Antwoord: het Bestuur zal dit nader met de commissie uitzoeken en overleggen.

 

Nadere toelichting: Voor de wintertraining ontvangen alleen spelers die 2x per week trainen enige financiële tegemoetkoming. Degenen die 1x per week trainen (ook selectie)  betalen het volledige bedrag. Deze winter hebben 16 seniorleden 2x getraind daarvan hebben er 11 deelgenomen aan de clubkampioenschappen. Bij de jeugd hebben er van de 10 spelers 7 meegedaan. Bij het niet deelnemen van de senioren spelen een drietal factoren een rol:

Vakantie: de clubkampioenschappen starten aansluitend aan het einde van de (basis school) zomervakantie, voor middelbare scholen en studenten zijn dan ook vaak de kennismakingsweken of ze zijn nog op vakantie.

Woonachtig buiten Castricum: waardoor vaker naar TVC komen bezwaarlijk is.

Geen uitdaging: onvoldoende aantal spelers in de top waardoor er überhaupt geen poule of schema is te maken.

 

07.    Wijzigingen kascommissie


Aftredend in de kascommissie is Ruud Simons. Hij wordt bedankt voor zijn werkzaamheden en krijgt een cadeaubon aangeboden. Uit de zaal meldt Willem Stet zich als nieuw lid van de kascommissie. Willem, hartelijk dank voor je spontane reactie.

 

08.    Bestuurswijzigingen

 

Geen.

09.    Wet op de Privacy en AVG (algemene verordening gedragsregels)

 

Paul, de voorzitter, zal hierover contact opnemen met de KNLTB . Hoe we dit gaan aanpakken.
Dit zal opnieuw worden bekeken. Vooral ook i.v.m. met foto’s openbaar maken.

 

10.    Rondvraag

 

Jos Verkleij heeft een verzoek om de banner/vlag van “Welkom bij TVC”, te vervangen (deze is stuk gewaaid en rafelig). Graag nog voor de opening van het nieuwe seizoen! Dit zal z.s.m. worden geregeld.
Wil Simons, heeft een verzoek, kan de huidige ingang worden verplaatst? Komt zeker ten goede van TVC. Dit zal worden nagevraagd bij Blovo.

Nog een vraag uit de vergadering, Hoeveel leden: aantal jeugdleden 55, tussen de leeftijd 18 -21, 10 leden en de rest zijn senioren

Tonny Wilson vraagt nog, de selectie wie zijn dat? Antwoord: dat zijn seniorleden.


11.    Sluiting

 

Paul bedankt alle aanwezigen voor hun komst. Hij is blij dat er vanuit de aanwezigen zo wordt meegedacht aan verbeteringen en ideeën om het een en ander beter te laten verlopen bij de club. Hij sluit de vergadering en nodigt een ieder uit om nog een drankje te nemen aan de bar.