Notulen Algemene Ledenvergadering

#Notulen van de Buitengewone Algemene Ledenvergadering d.d. 21-01-2020.

 

Aanwezig: Paul Schekkerman (voorzitter), Rien Elfring (vicevoorzitter), Rob Terstal (penningmeester),

Hennie Lang (secretaris), Wim Woudt (wedstrijdcommissie), Suzy van Steenderen (voorzitter jeugdcommissie) en 15 leden.

 

# Deze notulen worden pas geaccordeerd in de Algemene Ledenvergadering van januari 2021.

 

01. Opening

 

Paul Schekkerman opent de vergadering en heet een ieder welkom. Omdat het vereiste quotum voor een ALV (10 %) aanwezigen niet gehaald is, wordt deze vergadering gesloten. Vervolgens wordt de bijeenkomst weer geopend met een Buitengewone Algemene Ledenvergadering. De agenda

wordt aangehouden.

 

02. Ingekomen stukken en mededelingen


Ingekomen stukken.

  • Er is afbericht ontvangen van: Marga Heusen, Hannie Beentjes, Erik van der Poel Annemieke Hiddink, Jaap Scholten, Rina Beentjes, Margreet Eijkman en Jos Verkleij.
  • Er zijn van Jos Verkleij nog enkele opmerkingen ontvangen naar aanleiding van de notulen van de vorige algemene leden vergadering.
  •  
  1. Onder punt 4

            Heeft de Rabo Clubkas actie nog iets opgeleverd? Het antwoord is, ja en wel €179,79!
 

  1.  Onder punt 6
    Kunnen de banen 9 en 10 misschien omgeruild worden voor de banen 1 en 2? Dit punt heeft te maken met de kidsbaan, die meer gebruikt moet worden. Antwoord van het bestuur is: Daarover wordt nog nader overleg gepleegd met Blovo. Voorlopig zal dit echter nog niet worden omgeruild (omwonenden hebben veel last van het geluid bijv. van het slaan van de ballen). Ook moet veel duidelijker worden aangegeven waar de kidsbaan gelegen is. Antwoord van kidsbaan)!

    Mededelingen:
  •  Ook dit jaar zal er een “Openingstoernooi” plaatsvinden samen met de Open Dag op zondag 29 maart a.s. (Blovo zal alles in het werk stellen om de banen voor die datum te prepareren).
  •  De nieuwjaarsreceptie was dit jaar goed bezocht en erg gezellig.
  •  Afgelopen seizoen is er ook weer een vrijwilligersdag georganiseerd. Deze dag vond plaats op de jeu de boules baan bij de vereniging de Stetters aan de van Haerlemlaan. Er werd door de aanwezigen met veel enthousiasme gespeeld. Met een echte prijsuitreiking na afloop. Deze dag is zeer goed ontvangen.
     

03. Notulen Buitengewone Algemene Ledenvergadering 26-02-2019


Opmerkingen en vragen uit de zaal n.a.v. de notulen:

  • Onder het punt: Status vernieuwen Statuten/Huishoudelijk Reglement. Antwoord bestuur: Ja, dat is zeker noodzakelijk. Paul gaat daarmee aan de slag.
  •  Kan de huidige ingang worden verplaatst? Komt zeker ten goede van TVC.
    Antwoord bestuur: na overleg is er besloten dat de ingang op de huidige locatie blijft. Deze kan niet worden verplaatst.

    De notulen van 2019 worden vastgesteld en Paul bedankt Hennie (de secretaris) voor het maken van de notulen.

04. Jaarverslagen van de commissies

 

Iedereen heeft de verslagen van de verschillende commissies kunnen lezen op de site.

  • Verslag Wedstrijdcommissie: is een goed compact verslag! Wim meldt dat 27 teams zich hebben aangemeld voor de voorjaarscompetitie.
  • Verslag jeugdcommissie: is enthousiast geschreven door de nieuwe voorzitter van de jeugdcommissie, Suzy van Steenderen.
  • Verslag sponsorcommissie: Zie onder punt 7. Rien zal daar het een en ander toelichten over het verslag “Voorstel aan ALV om sponsorinkomsten te verhogen”, dat is rondgestuurd per mail naar de leden en ook op de TVC site geplaatst is.
  • Evenementencommissie: de evenementencommissie blijft instant. Helaas is er in de vacature van voorzitter nog niet voorzien. Tim en Mirjam zijn de enige twee commissieleden. Zij kunnen heel goed versterking gebruiken!! Het openingstoernooi zal dit jaar ook weer plaatsvinden. Het CALB toernooi dat dit jaar bij TVC plaatsvond, was zeer goed georganiseerd! Voor meer info over toernooitjes zie de info en de website van TVC.
     

05. Financiën

 

Het Financieel Verslag was vanaf 10-01-2020 te lezen op de website; alle leden hebben hier een mail over ontvangen.


Resultaten boekjaar 2018/2019 en Begroting 2019/2020. De verklaring van de kascommissie is ondertekend door Luc Cretier, Willem Stet en Daniëlle Veenman. De commissie geeft de complimenten aan Rob Terstal voor zijn zorgvuldig verslag van het afgelopen boekjaar en de begroting voor het nieuwe boekjaar en adviseert de vergadering de penningmeester decharge te verlenen van het boekjaar 2018/2019. De aanwezigen gaan akkoord met het verlenen van decharge aan de penningmeester van het boekjaar 2018/2019.

 

Toelichting resultaten boekjaar 2018/2019 van Tennisvereniging Castricum. Rob Terstal geeft een toelichting op het Financieel Verslag van de Tennisvereniging Castricum.

De vereniging heeft het boekjaar 2019 afgesloten met een negatief resultaat van € 795,00. Voor dit boekjaar was een sluitende begroting opgesteld.

 

Enkele toelichtingen zijn:

 

  • De kosten van de wintertraining 2018-2019 en de zomertraining van 2019 zijn forst hoger dan de opbrengsten hiervan. Dit wordt o.a. veroorzaakt omdat voor de jeugd speciale ‘Alles in 1 lidmaatschappen’ worden gehanteerd. Extra actie is noodzakelijk!! Strakker checken van de bezetting op de banen.
  • Onder, diverse opbrengsten, is de opbrengst in 2019 eenmalig gerealiseerd, omdat de balans geschoond is van uitzonderlijke rekeningen.
     

Toelichting op de balans van Tennisvereniging Castricum

Kapitaal: Het totale vermogen is afgenomen met het saldo verlies over 2019 van €794,78.
Het saldo van Reservering Activiteiten jeugd (2018) en de Voorziening Dubieuze Debiteuren is vrijgevallen tgv het saldo verlies. De reserveringen tbv de Kidsbaan zijn vrijgevallen en geboekt in 2019. Ook alle kosten tbv de Kidsbaan geboekt in 2019.

 

Toelichting op de begroting 2019/2020

Baanhuur: Door verwachte prijsstijgingen is dit hoger begroot.
Contributie: in 2019 is de contributie met ca. 3% verhoogd, in 2020 is het voorstel om de contributie met ca. 2% te verhogen. Verhoging is noodzakelijk om de prijsstijgingen en indexatie te volgen.
De kosten van zomer- en wintertrainingen zijn te hoog t.o.v. de opbrengsten hiervan. Hier is extra actie noodzakelijk.
Oud papier: al jaren lang ontvangen wij bijdragen voor het oud papier. M.i.v. 1-11-2019 wordt de bijdrage nihil.


Sympany: de bijdrage van de inzameling van kleding wordt gehalveerd.
 

Nadelig saldo: rekening houdend met bovenstaande toelichting is het nadelig saldo voor 2020 begroot op €1.800,00.

Ledenaantal: het aantal spelende leden is nu 426, we hopen in 2020 weer een ledenaantal van 460 te kunnen bereiken.

 

Vaststellen contributie seizoen 2020

 

De bedragen zijn verhoogd.

Senioren: was € 179,00 en wordt € 183,00

Senioren: 18 t/m 21 jaar: was € 144,00 en wordt € 147,00

Junioren: was € 184,00 en wordt € 188,00 (inclusief lesgeld).
 

Het all-in-1 pakket.
Zilver was €372,00 wordt € 381,00
Goud was €570,00 wordt € 582,00
De vergadering gaat hiermee akkoord.

 

06. Voorstel sponsorinkomsten


De sponsorinkomsten zijn gedaald, dus deze moeten omhoog. Het bestuur stelt voor de volgende stappen te ondernemen teneinde de sponsor en overige (niet contributie) inkomsten structureel te verhogen:
 

Leden die door gebruik maken van hun netwerk een sponsor aanbrengen krijgen voor 1 jaar korting op hun contributie, ter waarde van 50% van de inkomsten van de nieuwe sponsor in datzelfde jaar. Voor U een potentiële sponsor benadert neem aub wel even contact op met Rien Elfring, om de diverse mogelijkheden, actuele prijzen etc. door te nemen.  

 

  1. Onderneming factureren i.p.v. Individueel lid. Dit idee was al geopperd op de ALV van 2019, maar tot op heden niet nader uitgewerkt. Basis van het idee is dat als een lid eigen ondernemer is, TVC zijn/haar bedrijf factureert voor een bedrag hoger dan de contributie. De hoogte van het factuur bedrag wordt zodanig gekozen dat de onderneming na fiscale aftrek van het factuur bedrag netto precies het contributiebedrag betaalt. Wij zouden het zeer op prijs stellen als een ondernemer zich hiervoor aanmeldt zodat we dit in detail kunnen uitwerken om vervolgens aan andere potentiële kandidaten voor te leggen.
  2. Veel verenigingen en andere organisaties zonder winstoogmerk hebben een zgn.  bord  van 50. Hierop worden de leden vermeld die vrijwillig in aanvulling op de contributie een extra bedrag van 50 € aan de club schenken. Het streven is dan vaak ook 50 van zulke donateurs te vinden, maar dat is voor TVC waarschijnlijk niet haalbaar.  Het bestuur stelt voor dit voor het jaar 2020 uit te proberen en op de ALV van 2021 te evalueren. Het bord wordt op een prominente plek geplaatst en regelmatig geactualiseerd.
  3. Ondernemingen die stevig toernooien sponsoren gaan we een korting aanbieden op een scherm reclame, 70 € i.p.v. 100 € per jaar, net zoals we doen voor firma’s die ook een bord buiten hebben.
  4. Competitie teams worden vriendelijk maar geheel vrijblijvend verzocht te overwegen per team een Super Lot van 150 € bij de Grote Club Actie te kopen (80% hiervan komt direct de club ten goede).

De sponsorcommissie, die de afgelopen jaren in feite uit slechts 1 persoon bestond zal worden uitgebreid met 3 à 5 extra leden. Gedacht wordt aan lokale ondernemers of in het algemeen leden met een groot netwerk in Castricum. Gerard Hemmer en Hans Beentjes hebben zich reeds beschikbaar gesteld, maar nog 1 of 2 extra leden zouden zeer welkom zijn.

Alle bovenstaande punten zullen nader worden uitgewerkt en zo nodig worden aangepast door het bestuur.

07. Wijzigingen kascommissie


Aftredend in de kascommissie is Luc Cretier. Hij wordt bedankt voor zijn werkzaamheden en krijgt een cadeaubon aangeboden. Uit de zaal meldt Tanja Kramer zich als nieuw lid van de kascommissie. Tanja, hartelijk dank voor je spontane reactie.
 

08. Bestuurswijzigingen

 

Erik van der Poel neemt afscheid als voorzitter van de jeugdcommissie. Hij krijgt een cadeaubon, als dank voor zijn enorme inzet. Vanwege zijn afwezigheid, zal deze bon bij hem thuis worden overhandigd. Suzy van Steenderen heeft zicht beschikbaar gesteld als nieuwe voorzitter van de jeugdcommissie. Zij neemt, onder applaus van de aanwezigen, plaats achter de bestuurstafel. Suzy, hartelijk welkom!

09. Wet op de Privacy en AVG (algemene verordening gedragsregels)


Paul de voorzitter licht het een en ander toe. Hij zal een verklaring opnemen op de site.
Vooral ook i.v.m. foto’s openbaar maken van de kampioenen en ouders vragen of hun kinderen, o.a. tijdens toernooitjes,  erop mogen worden geplaatst (op scherm en site). Dit (privacyregels) moeten ook worden vermeld op het inschrijfformulier.
Er zal een formulier voor VOG verklaring worden aangevraagd voor de tennisleraar/trainer in dienst van TVC.

 

10. Rondvraag

 

Vraag van Bas Gijzen, de kidsbaan maakt nogal veel lawaai voor de omwonenden. Kan er een tijd worden ingesteld/vermeld bijv. spelen tussen 09 uur tot 20 uur? Actie, bestuur.
Is het mogelijk de kidsbaan schoon te houden door bijv. een groep vrijwilligers en kinderen? Actie, Bas en Paul.

11. Sluiting

 

Paul bedankt alle aanwezigen voor hun komst. Hij is blij dat er ook dit jaar weer vanuit de aanwezigen zo wordt meegedacht aan verbeteringen en ideeën om het een en ander beter te laten verlopen bij de club. Hij sluit de vergadering en nodigt een ieder uit om nog een drankje te nemen aan de bar.