ALGEMENE LEDENVERGADERING

#Notulen van de Buitengewone Algemene Ledenvergadering d.d. 07-02-2018

Aanwezig: Paul Schekkerman (voorzitter), Rien Elfring (vicevoorzitter), Rob Terstal (penningmeester),Hennie Lang (secretaris), Wim Woudt (wedstrijdcommissie), Erik van der Poel (voorzitter jeugdcommissie) en ± 22 leden.

# Deze notulen worden pas geaccordeerd in de Algemene Ledenvergadering van januari 2019.

01. Opening

Paul Schekkerman opent de vergadering en heet een ieder welkom. Omdat het vereiste quotum voor een ALV (10 % van het aantal seniorleden) aan aanwezigen niet gehaald is, wordt deze vergadering gesloten. Vervolgens wordt de bijeenkomst weer geopend met een Buitengewone Algemene Ledenvergadering. De agenda wordt aangehouden.

02. Ingekomen stukken en mededelingen

Er zijn geen ingekomen stukken.

Afmeldingen ontvangen van: Anneke Jelsma, Ineke van der Klis, Liesbeth van Hoek, Fred Gruson, Paul Toepoel, Karen Bloemendaal en Martin Wilson.

Verder geen mededelingen.

03. Notulen Buitengewone Algemene Ledenvergadering 31-01-2017

Geen opmerkingen. De notulen van 2017 worden vastgesteld. De secretaris wordt bedankt voor het maken van de notulen.

04. Jaarverslagen van de commissies

Iedereen heeft de verslagen van de verschillende commissies kunnen lezen. Vanuit de vergadering complimenteert Margreet Eijkman de jeugdcommissie met hun enorme inzet en enthousiasme waarmee zij de activiteiten voor de jeugd organiseren. Er volgt een luid applaus vanuit de zaal.

Er zal bij de scholen worden gevraagd, via ambassadeurs, om het jeugdtennis te promoten. Dennis en Roy gaan dit weer oppakken. Vorig jaar was dit een groot succes. Op 4 maart is er een infomiddag georganiseerd voor de ouders van de jeugd. Op die manier hoopt men de ouders te motiveren om te assisteren bij de jeugdcommissie. Onder de jonge jeugd is er geen verloop, wel bij de 15 jarigen.

Evenementencommissie. Er is dringend behoefte aan versterking bij de evenementencommissie. Er zijn maar 2 leden die de commissie runnen.Vraag vanuit de zaal: Misschien is het een idee om verschillende groepjes een evenement te laten organiseren (dus buiten de evenementencommissie)? Het blijkt dat de winteravondtoernooien ook minder goed draaien dit jaar. Tevens blijkt er weinig animo voor evenementen na de competitie.

Sponsorcommissie. Er is geen verslag van de sponsorcommissie. Rien neemt toch even het woord en meldt dat hij graag komend jaar meer sponsors wil binnenhalen. Hij is daar mee bezig.

05. Financiën

Resultaten boekjaar 2016/2017 en begroting 2017/2018

De verklaring van de kascommissie

De verklaring van de commissie is ondertekend door Willem Stet, Ruud Simons en Luc Jacques Cretier. De kascommissie heeft vastgesteld dat er onder meer een inhaalslag gemaakt is met betrekking tot het tijdig innen van de reclamegelden. Tevens heeft de kascommissie vastgesteld dat de verantwoording van de toernooien in het seizoen 2016/2017 naar behoren zijn overlegd. De kascommissie complimenteert tevens de betreffende toernooi organisaties, daar zij, met behulp van sponsorgelden, binnen hun budgettaire raamwerk zijn gebleven. De kascommissie adviseert de vergadering de penningmeester decharge te verlenen van het boekjaar 2016/2017 en geeft de complimenten aan Rob Terstal voor zijn zorgvuldig verslag van het afgelopen boekjaar. De aanwezigen gaan akkoord met het verlenen van decharge aan de penningmeester voor het boekjaar 2016/2017 en stemmen ook in met de opgestelde begroting 2017/2018.

Toelichting Resultaten boekjaar 2016/2017

Rob Terstal geeft een toelichting op het Financieel Verslag van de Tennisvereniging Castricum.
De vereniging heeft het boekjaar 2017 afgesloten met een positief resultaat van € 1264,73. Voor dit boekjaar was een sluitende begroting opgesteld.

Toelichting op de balans van TVC

Het totale vermogen is gestegen met een bedrag van € 1264,73 tot een bedrag van € 31.131,44. De toename van € 1264,73 bestaat uit saldo winst 2017.

Toelichting op de Begroting 2017/2018

Baanhuur/KNLTB/contributie: Door een verwachte daling van het aantal leden zijn deze postenlager begroot. Secretariaat/administratie: Aan de nieuwe opzet van de administratie en aanpassing aan de KNLTB zijn meer kosten verbonden.

Rob, de penningmeester, bedankt Blovo voor de prettige samenwerking en Fred van Balgooi voor het assisteren bij het verwerken van de boekhouding in Excel.

Vaststellen contributie seizoen 2018

Het bestuur heeft besloten geen contributieverhoging door te voeren.

Voor de senioren blijft het € 174, - , voor de 18 t/m 21 jarigen € 140, - en voor de junioren € 78, -. De vergadering gaat hiermee akkoord.
 

06. Evaluatie seizoen 2017
De volgende punten worden door de voorzitter aangekaart:

Het aantal leden was aan het eind van het seizoen net iets over de 420.Dit aantal is inclusief de opzeggingen per eind 2017. De voorzitter hoopt dat we het komende seizoen ± 460 leden gaan halen.
De ledenactie bij de opening van het afgelopen seizoen (Open Dag) was succesvol. Een belangrijk onderdeel daarvan was de aspirant-jeugdleden actie. Deze actie zal weer worden voortgezet.

Participatie van de leden was zeer groot. Dat komt naar voren bij de hoge deelname aan toernooien en de clubkampioenschappen.

Het aantal competitieteams is op basis van het totaal aantal leden nog steeds zeer groot (31 senioren teams).
 

Er is ook dit jaar weer veel werk verzet door de vrijwilligers van de club. Paul spreekt zijn dank daarvoor uit.

De commissies draaien goed, echter voor de evenementencommissie kunnen zich nog vrijwilligers aanmelden!!.

Dit jaar werd het 40-jarig lustrum van de tennisclub Castricum gevierd o.a. met een receptie voor de leden van het eerste uur. Daarnaast een fantastisch georganiseerd Lustrum toernooi door de Lustrumcommissie/Zevenklappercommissie. Het werd druk bezocht en het was bijzonder gezellig, iedere avond was er muziek , kortom, veel gezelligheid. De commissie wordt hartelijk bedankt voor hun enorme inzet die hele week.

Ook Paul bedankt Blovo voor de fijne samenwerking. Vooral ook bij het beschikbaar stellen van extra banen tijdens grote drukte en bij regen kan er van binnen banen gebruik worden gemaakt. Dit alles tegen gereduceerd tarief.

In memoriam. Afgelopen augustus is Joke Meijerink overleden. Zij was een actief spelend lid van onze vereniging. Wij betreuren dit zeer en wensen haar familie sterkte toe.

07. Wijziging kascommissie

Aftredend is Willem Stet. Hij wordt bedankt voor zijn werkzaamheden en krijgt een cadeaubon aangeboden. Uit de zaal meldt Daniëlle Veenman zich als nieuw lid van de kascommissie.

08. Bestuurswijzigingen

De vicevoorzitter is aftredend, maar stelt zich herkiesbaar. De secretaris is aftredend maar stelt zich herkiesbaar. Er zijn voor beide posities geen tegenkandidaten aangemeld, dus Rien Elfring (vice- voorzitter) en Hennie Lang (secretaris) blijven aan. Applaus uit de zaal.

09. Rondvraag

Jos Verkleij vraagt naar de status van de Kidsbaan. Paul meldt dat in eerste instantie de begroting om de kidsbaan aan te leggen veel te hoog was uitgevallen. Er wordt nu hard aan gewerkt om dat bedrag aanzienlijk naar beneden te krijgen. Het bedrag ligt nu rond de € 12.000,-. Er is samen met Blovo, vooral Bas en Rien, rond gekeken bij andere clubs. Blovo zal al het te verrichten werk gratis uitvoeren. Dat drukt de kosten al enorm. Het gaat nu vooral om het juiste materiaal binnen het budget te kunnen aanschaffen.

Nog een vraag uit het publiek. Is het mogelijk om een gedeelte van het reservepotje voor de kidsbaan te bestemmen? Dat is zeker een optie. Dit wordt nog nader bekeken.


Vraag, wanneer komt de nieuwe zuil? Antwoord, medio februari/eind februari. Waarschijnlijk op de plek van de “oude”.


Wanneer komt de nieuwe website ? Antwoord, als de nieuwe info gereed is. Dat zal ± begin maart worden.
 

Is er al een besluit genomen voor een locatie voor een rookvrije zone? Antwoord, dit wordt nog overlegd met Blovo.


Vraag van Fred van Balgooi, worden de statuten en/of huishoudelijk reglement nog vernieuwd dan wel aangepast? Paul zal deze checken en kijken wat er nodig is.


Nog een vraag uit de zaal van Tanja kramer. Is het mogelijk om een Padelbaan aan te leggen voor de jeugd, als daar behoefte aan is. Er zal dan eerst een haalbaarheid onderzoek moeten worden gedaan. Als er leden behoefte aan hebben, dan worden deze uitgenodigd een werkgroep te vormen en samen met het bestuur de mogelijkheid te onderzoeken.

010. Sluiting

De voorzitter sluit de vergadering en nodigt een ieder uit om nog een drankje te nemen aan de bar.